Unser Mandant ist ein seit Jahrzehnten erfolgreiches mittelständiges Unternehmen der Immobilienbranche im Kölner Raum, das sich auf die Entwicklung und Bewirtschaftung von Immobilien in allen Assetklassen spezialisiert hat.

Neben innovativen Neubauprojekten liegt ein weiterer Schwerpunkt auf der Modernisierung und Instandhaltung des eigenen Bestandsportfolios. Nachhaltigkeit und digitale Lösungen stehen dabei im Mittelpunkt, um Immobilien effizienter, transparenter und zukunftsfähig zu betreiben.

Werde Teil eines großen dynamischen Teams und sichere Dir einen langfristig stabilen Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Verantwortung für die Entwicklung und Wertschätzung der Mitarbeitenden übernimmt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich für die Zentrale in der Kölner City als:

Executive Personal Assistant (m/w/d)
Assistenz des Gesellschaftenden Geschäftsführers

Aufgaben:

Als Executive Personal Assistant (d/m/w) bist Du zentrale Schnittstelle und organisatorischer Dreh- und Angelpunkt im direkten Umfeld des geschäftsführenden Gesellschafters. Du stellst sicher, dass geschäftliche wie private Themen effizient, strukturiert und absolut diskret gesteuert werden.

Durch Deine vorausschauende Arbeitsweise schaffst Du Freiraum für strategische Entscheidungen und trägst maßgeblich zur Effizienz der Geschäftsführung bei.

Zu Deinen Aufgaben als Executive Personal Assistant (d/m/w) der Geschäftsführung gehören insbesondere:

Organisation & Koordination

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständiges Priorisieren sowie aktives Vorantreiben relevanter Themen
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und Abläufen
• Strukturierte Kalendersteuerung sowie ganzheitliche Planung nationaler und internationaler Reisen

Meeting- & Entscheidungsmanagement

• Proaktive Vorbereitung und Steuerung von Terminen der Geschäftsführung inkl. verbindlicher Einholung und Strukturierung relevanter Inhalte bei allen Beteiligten
• Konsequente Nachverfolgung offener Punkte zur Sicherstellung effizienter und zielgerichteter Meetings

Kommunikation & Schnittstellenfunktion

• Zentrale Ansprechperson für interne Teams sowie externe Partner und Dienstleister
• Souveräne Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung und relevanten Stakeholdern

Events & Repräsentation

• Konzeption, Planung und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Roadshows, Business Talks, Jubiläen, Messen) sowie ausgewählter privater und repräsentativer Formate im In- und Ausland
• Organisation und Betreuung besonderer Anlässe (z. B. Business-, Netzwerk- und kulturelle Veranstaltungen)

Administration & Prozesse

• Strukturierte Steuerung und Überwachung von Wiedervorlagen (digital & analog)
• Unterstützung im Vertragsmanagement sowie Prüfung und Freigabe von Rechnungen und laufenden Kosten
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung von Prozessen

Direktion & besondere Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in sensiblen und ausgewählten privaten Themen mit höchster Diskretion und Verlässlichkeit

Qualifikationen:

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Chief-Level Assistant auf Geschäftsführungsebene
• Hervorragende organisatorische und strukturelle Fähigkeiten
• Hohe Eigenständigkeit, Priorisierungskompetenz und vorausschauende Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit auf höchstem Niveau
• Souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften, Geschäftspartnern und internationalen Kontakten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools sowie strukturierter Dokumentation

Kontakt:

Werde Teil des engagierten Teams und gestalte die Zukunft im Immobiliensektor in Köln mit! Sende deine Bewerbung bitte ausschließlich per E-Mail an die beauftragte Personalberatung.

bewerbung@regitz.de

Für Fragen steht Dir Ralph Regitz gerne zur Verfügung.

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